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IT-Dokumentation oft mangelhaft – oder: die Abhängigkeit vom Systemadministrator

18. November 2008

In unserem Alltag erleben wir es bei kleineren und mittleren Unternehmen immer wieder: Es gibt oft keine Dokumentation der Netzwerkstruktur. Im besten Fall sind gerade mal die Zugangsdaten zu den verschiedenen Diensten wie DSL und Internethosting an einem zentralen Platz. Die Lizenzen der verschiedenen Softwareprodukte und die Anzahl wie viele es überhaupt gibt, ist ebenso oft nicht erfaßt oder wild in verschiedensten Schubladen verstreut.

Das kann bereits bei einem kleinen Betrieb mit nur wenigen IT-Arbeitsplätze im Notfall durchaus einige Stunden an Suchen bedeuten und hier geht dann wertvolle Arbeitszeit der Mitarbeiter und natürlich auch unserer Experten verloren. Nach unseren Berechnungen gehen hier durchschnittlich ca. 750-1.000 € pro Ersteinsatz beim Notfall alleine für die Aufarbeitung dieses Probleme und der fehlenden Dokumentation verloren. Ein unnötiger Kostenfaktor, dem man mit Sorgfalt und dem Bewußtsein um die Notwendigkeit der Dokumenation frühzeitig vorbeugen kann.

Wesentlich dramatischer ist die Situation bei Kunden die einen eigenen Systemadministrator haben – sei es ein Student oder jemand der fest angestellt ist. Hier ist üblicherweisen das gesamte IT-Wissen als auch alle Passwörter nur im dem Kopf dieser einen Person vorhanden. Damit macht man sich als Chef in seinem eigenen Unternehmen von dem Good-Will dieser Person sehr abhängig. Eine internationale Studie hat aufgezeigt, dass angeblich 88% dieser Personen im Falle einer Kündigung firmenrelevante und sensible Daten mitnehmen würden.

Dieses Risiko sollte nicht unterschätzt werden. Die Möglichkeit in eine solche Abhängigkeit zu geraten ist bei einem externen Dienstleister allerdings ebenfalls gegeben. Eine ruhige und sorgfältige Auswahl des Dienstleisters, sowie die regelmäßige Überprüfung der Dokumentation und der Zugriff darauf sollte hier ebenso zur Standartüberprüfung des Anbieters gehören, wie die Erhaltung der IT-Infrastruktur in Form von Hardware im eigenen Zugriff und Eigentum. Denn gerade wenn man auch die Server auslagert und bei einem Drittanbieter virtualisiert kann man sich sehr schnell äußerst abhängig machen und der Rückweg ist dann womöglich sehr teuer, wie z.B. das Manager-Magazin gerade ausführlich berichtet hat.

Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr IT-Dienstleister oder Mitarbeiter sorgfältig Ihr IT-Strukturen dokumentiert, damit Sie nicht wie im Sommer 2008 die Stadt San Francisco plötzlich erleben müssen, dass Sie – aus welchen Gründen auch immer – keine Kontrolle mehr über Ihr eigenes Netzwerk haben.

Sollte Sie unsicher bezüglich der Qualität Ihres SysOps sein, so bieten wir Ihnen ein Audit der IT-Dokumentation Ihres Systemadministrators an. Sie können unsere IT-Experten auch Abends nach dessen Feierabend oder am Wochenende zu sich bestellen und prüfen lassen, ob wir oder ein anderer Fachmann im Falle eines Falles mit der Dokumentation Ihre Anlage warten und pflegen könnten und ob die angegebenen Passwörter überhaupt noch gültig und korrekt sind.
Auf diese Art und Weise bekommen Sie Gewissheit ohne jedoch das Betriebsklima zu gefährden.

Selbstverständlich pflegen wir bei unseren Wartungsvertragskunden eine ausführliche transparente Dokumentation die den genannten Anfoderungen entspricht, so dass jeder versierte Techniker in der Lage ist den Service für Ihre Anlage jederzeit problemlos zu erbringen.

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